Con relación a los datos que deben proporcionar los trabajadores autónomos de carácter societario, en función de las obligaciones establecidas en el Real Decreto 504/2022, les informamos que la TGSS ha habilitado una forma de comunicar los datos de los trabajadores autónomos societarios con el objeto de simplificar el procedimiento establecido a través del Servicio del Sistema RED. No obstante, debéis tener en cuenta que, esta forma de comunicar es alternativa a dicho Servicio, por lo que el usuario RED podrá elegir la forma que considere más adecuada para comunicar los datos.

La forma que ha habilitado la TGSS consiste en:

  • Los Autorizados RED prepararán un fichero confeccionado según las instrucciones que se remiten en fichero WORD (se adjunta fichero).
  • Dicho fichero lo proporcionarán a la TGSS en formato TXT (el formato es de registro plano sin cabeceras ni nombre de campos ni separadores entre campos). Se acompaña a este correo diseño de registro de los ficheros (se adjunta modelo de fichero de texto).
  • El fichero TXT, que contiene los datos de los RETA que van a vincularse, debe entregarse a esta Dirección Provincial, para que se haga llegar a nuestros Servicios Centrales y un proceso automático grabe los datos.
    • Para que el autorizado RED remita a esta Dirección Provincial el fichero TXT, se utilizará CASIA con la siguiente selección:
      • Creación de un caso TRÁMITE / AFILIACIÓN, ALTAS Y BAJAS / VARIACIONES DE DATOS DE AUTÓNOMOS / FICHERO AUTÓNOMOS VINCULADOS A EMPRESAS.
      • En el campo Afecta al mes actual o al periodo de presentación en curso se indicará SI.
      • De momento se exige Datos Complementarios de NAF + IPF. Este dato debe corresponderse con un NAF asignado a la autorización RED. Vamos a elevar propuesta de que no se exijan estos datos complementarios, pero mientras sean obligatorios se aconseja anotar los del usuario principal de la autorización RED (si está asignado a la autorización RED) o los del primer RETA del fichero TXT que se adjunta.
      • Solo debe anexarse el fichero TXT con los datos a procesar. No se admitirá ningún otro documento.
    • Una vez grabados los datos, nos facilitarán un fichero respuesta que se lo haremos llegar a los autorizados RED. Si existen errores y no se ha grabado algún registro, una vez corregidos los datos erróneos, en otro fichero TXT también se entregará a esta Dirección Provincial, que no tendrá por qué ser exclusivo de estas vinculaciones rechazadas.
    • Las respuestas a los procesos de ficheros también serán entregadas por esta Dirección Provincial a la Autorización RED a través de CASIA. Para ello crearemos un caso de oficio, que como se sabe su número empieza por “T” y se avisa de ello a través del correo electrónico de la autorización RED. No obstante, es recomendable entrar periódicamente CASIA / GESTIÓN DE CASOS y consultar los que se han generado de oficio en el mes (Origen del Caso = TGSS).

Hemos de comunicarles que, en esta Dirección Provincial de la TGSS, hemos creado un documento Excel “Socios_DP12TGSS” (se adjunta fichero excel) que recoge todos los campos y validaciones del diseño de registro WORD, para que, de una forma sencilla y estructurada, a los usuarios RED les resulte más fácil la cumplimentación de los datos, todo ello con el objetivo de que un mayor número de Usuarios cumplan con la obligación de informar los datos de personas vinculadas establecida en el RD 504/2022. Este documento Excel permite anotar datos de personas vinculadas y obtener la información a incorporar al fichero TXT que debe entregarse a la Dirección Provincial y puede ser utilizado por aquellas autorizaciones RED que lo consideren. Los que decidan utilizarlo deben saber que:

Queremos hacerles partícipes de algunas aclaraciones que nos han hecho llegar desde nuestros SSCC de la TGSS en relación con la conformación de la nueva Base de Datos de Personas Colectivas.

  1. En primer lugar, en la Base de Datos de Personas vinculadas a empresas que está asociada a la Base de Datos de Personas Colectivas en ningún caso deberán consignarse datos de personas trabajadoras autónomas que no tengan participaciones en la empresa de que se trate, aun cuando sean familiares de socios de la misma.
  1. En segundo lugar, informaros de que a lo largo de este último trimestre se implementará un control en el trámite de alta en RETA tanto en el Sistema RED como en IMPORTASS que verificará que el NIF de la empresa a la que está vinculado el autónomo societario, está registrado en la “Base de datos de Empresas”, impidiéndose el alta del trabajador autónomo de no comprobarse tal circunstancia.

Respetar la nomenclatura es esencial. Todos los ficheros recibidos por CASIA deberían llamarse:

 

IFI.CDASP12P.Aaaaaaa.Daammdd.Nn

aaaaaa = ID del autorizado

aammdd = fecha del envío (2 dígitos para el año, 2 para el mes y 2 para el día, por ejemplo, si fuera hoy 25 de octubre de 2023, sería 231025)

n = número secuencial por si tienen que repetir el envío en una misma fecha (el primer envío del día será N1, el siguiente N2, etc.)

 

Una vez que recibamos los ficheros TXT, por los autorizados RED a través de CASIA con la siguiente selección: TRÁMITE / AFILIACIÓN, ALTAS Y BAJAS / VARIACIONES DE DATOS DE AUTÓNOMOS / FICHERO AUTÓNOMOS VINCULADOS A EMPRESAS:

 

Ø  Si todo es correcto, el fichero se procesa en SSCC.

Ø  Puede darse el caso que falle su envío a proceso, y que con ello se devuelva un fichero de error. Si se recibe un fichero de error, el fichero correspondiente no ha llegado a proceso por alguno de los motivos que se relacionan:

¿ Por tamaño de línea: Cuando el fichero está mal conformado y alguna de sus líneas tiene un tamaño superior al reservado en host para ese fichero (tamaño máximo 71 posiciones)

¿ Codificación del fichero incorrecta: Los ficheros deben ser ANSI, para evitar que aumente su tamaño al convertirlo a EBCDIC.

¿ Por nomenclatura incorrecta: el fichero tiene que ajustarse a la nomenclatura del servicio y sin extensiones adicionales (.txt)

¿ Caracteres extraños. Se puede buscar si el fichero tiene caracteres no esperados. Para ello se usará por ejemplo el “Notepad++” y la opción del menú “Buscar/encontrar caracteres por tipo …” Y ahí dejar marcada la opción “caracteres no-ascii”.

En estos casos, informaremos al autorizado que debe revisar el fichero enviado para que se ajuste a lo esperado, comprobando además que, el formato del fichero es de texto plano, con codificación ANSI y cumpliendo con el diseño de registros comunicado por la TGSS.

En cualquier caso, la Dirección Provincial le devolverá por CASIA al autorizado el fichero de respuesta correspondiente y cerrará el caso.

Por último, hay que decir que este servicio de intercambio de información, a través de fichero, no servirá, si previamente no está creado el registro de empresa (NET).

Se ruega la mayor difusión posible de lo contenido en este correo a los autorizados RED, principalmente a los que gestionen mayor volumen de trabajadores autónomos.

Agradeciéndoles de antemano su colaboración, reciban un cordial saludo,